Что Будет Если Формировать Путевые Листы На Месяц
Содержание
- 1 Можно ли оформить путевой лист на месяц и другие нюансы заполнения путевых листов
- 2 Какой срок действия путевого листа
- 3 Заполняем путевые листы в 2022 году: инструкция и образцы для бухгалтера
- 4 Что Будет Если Формировать Путевые Листы На Месяц
- 5 Путевой Лист На Месяц Правила Заполнения 2022 По Пунктам
- 6 Можно ли оформлять путевой лист на неделю
- 7 Путевой Лист На Месяц Правила Заполнения 2022 По Пунктам
- 8 Бизнесменов штрафуют за поездки без путевых листов
- 9 Возможно ли оформление путевых листов на месяц
Сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день – даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован.
– показания одометра транспортного средства при выезде с парковки (парковочного места), предназначенной для стоянки данного ТС по возвращении из рейса и окончании смены (рабочего дня) водителя ТС (далее – парковка);
– дата и время выезда ТС с парковки и его заезда на парковку;
– дата и время проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния ТС (если обязательность контроля предусмотрена законодательством РФ);
– дата и время проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя.
Можно ли оформить путевой лист на месяц и другие нюансы заполнения путевых листов
Путевой лист является первичным документом для учета использования ГСМ, который не только обосновывает расходы на ГСМ, но и в целом подтверждает экономическую обоснованность и производственную направленность затрат, связанных с использованием автотранспорта. Для целей налогообложения путевой лист является одним из документов, который подтверждает расходы перевозчика на приобретение ГСМ (письма Минфина России от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354, от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161, от 23.09.2013 N 03-03-06/1/39406).
В частности, в постановлении АС Поволжского округа от 30.11.2015 N Ф06-3408/2015 по делу N А55-30093/2014 судьи указали: само по себе отсутствие в путевых листах даты предрейсового медицинского осмотра водителя и расшифровок подписей диспетчера (механика) на разрешение выезда транспортного средства не может являться достаточным основанием для исключения расходов из базы по налогу на прибыль и отказа в вычете по НДС при том, что представленные наряду с путевыми листами иные документы позволяют идентифицировать произведенные расходы применительно к конкретному автомобилю и целям его использования и свидетельствуют об их соответствии положениям ст. 169, 171, 172, 252 НК РФ. Аналогичная правовая позиция изложена в следующих судебных актах:
Какой срок действия путевого листа
Составлять документ нужно на каждое транспортное средство, которое занято в перевозке грузов, багажа или пассажиров (п. 9 приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152). Причем это правило распространяется не только на автотранспортные предприятия – профессиональных перевозчиков, но и на обычные организации, использующие автотранспорт для собственных нужд. Главный критерий – наличие пассажиров или груза.
Составлением путевых листов решается ряд задач. Во-первых, представители Минтранса, ГИБДД, Росздравнадзора и Роструда могу проверить отметки о техническом состоянии автомобиля и медосмотре сотрудника, доказывающие, что машина исправна, а водитель прошел медосмотр и может ею управлять.
Сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день — даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован.
показания одометра транспортного средства при выезде с парковки (парковочного места), предназначенной для стоянки данного ТС по возвращении из рейса и окончании смены (рабочего дня) водителя ТС (далее — парковка);
С 2017 г. отметка о техосмотре тоже стала одним из обязательных реквизитов. Она проставляется перед началом каждого рейса. Ее должен вносить специально уполномоченный сотрудник либо сторонняя организации, имеющая соответствующую специализацию. Без данной отметки водитель не имеет права отправляться в рейс.
К таким реквизитам относятся маршруты поездок. Для налоговой путевой лист является документом, подтверждающим, что машина используется именно в служебных целях. Поэтому, хотя сведения о пунктах назначения и не входят в перечень обязательных реквизитов, налоговики настаивают на том, что в путевом листе нужно фиксировать подробный маршрут поездки. Важно указывать конкретные пункты назначения и быть готовым пояснять цели поездки в случае необходимости.
Заполняем путевые листы в 2022 году: инструкция и образцы для бухгалтера
Путевой лист — это документ для учёта и контроля работы водителя и транспортного средства (п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). В нём прописывается маршрут и техническое состояние машины, информация о проведённом медосмотре водителя и пр. Путевые листы нужны, чтобы обосновать необходимость аренды или лизинга, а также подтвердить расходы, связанные с использованием транспортных средств:
- тип транспортного средства (легковой или грузовой автомобиль, автобус или троллейбус и т.д.);
- марку и модель транспортного средства и прицепа к нему (если используется) (ВАЗ-2101, Audi A3 и т.п.);
- государственный регистрационный номер транспортного средства и прицепа (если используется);
- показания одометра (полные километры пробега) при выезде транспортного средства с парковки и заезде на неё после окончания смены;
- день и время последней предрейсовой проверки технического состояния транспортного средства, если обязательный досмотр установлен законом);
- дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места стоянки и его заезда обратно.
Что Будет Если Формировать Путевые Листы На Месяц
Обоснование вывода:
Путевой лист представляет собой документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства, водителя. Перевозить пассажиров (багаж) и грузы без оформления путевого листа на транспортное средство запрещено (п. 14 ст. 2, часть 2 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» (далее — УАТ)).
Типовые межотраслевые формы путевых листов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, в обязательном порядке применяются для учета работ в автомобильном транспорте, то есть только специализированными автотранспортными предприятиями. Остальные организации вправе применять самостоятельно разработанные формы путевых листов, но при условии, что они утверждены в учетной политике (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете (далее — Закон N 402-ФЗ), п. 4 ПБУ 1/2008, письма Минфина России от 30.11.2012 N 03-03-07/51, от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327, от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, постановление Девятого ААС от 26.04.2022 N 09АП-16429/18).
При этом необходимо соблюдать утвержденные в установленном порядке обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов (ч. 1 ст. 6 УАТ). Реквизиты путевого листа должны также соответствовать требованиям к обязательным реквизитам первичного учетного документа, установленным ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ (смотрите дополнительно постановление Четвертого ААС от 10.10.2016 N 04АП-5047/16).
Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов (далее — Порядок) утверждены приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (далее — Приказ N 152).
Приказом Минтранса России от 21.12.2022 N 467 (далее — Приказ N 467) в Приказ N 152 были внесены изменения, вступившие в силу с 01.03.2022. В частности, исключено ограничение срока, на который оформляется путевой лист. По новым правилам (п. 10 Порядка) путевой лист должен быть составлен:
— до начала выполнения рейса, если длительность рейса водителя транспортного средства превышает продолжительность смены или рабочего дня;
— до начала первого рейса, если в течение смены или рабочего дня водитель транспортного средства совершает один или несколько рейсов.
До внесения изменений Приказом N 467 формулировка в п. 10 Порядка была такая: «Путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца». При этом специалисты Минфина России и суды не возражали против оформления нетранспортными компаниями путевых листов, например, сразу на неделю, даже в случае, когда водитель каждый вечер возвращает автомобиль в гараж (если такое оформление позволяет организовать учет времени работы транспорта и водителя, расхода ГСМ и судить об обоснованности произведенных расходов). Смотрите, например, письма Минфина России от 30.11.2012 N 03-03-07/51, от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327, постановления АС Московского округа от 21.08.2022 N Ф05-12699/18 по делу N А40-76951/201, АС Северо-Западного округа от 19.05.2017 N Ф07-2695/17, ФАС Западно-Сибирского округа от 23.09.2013 N Ф04-3922/13, ФАС Северо-Западного округа от 11.02.2009 N А56-10236/2007.
Однако позднее в письме Минтранса России от 28.09.2022 N 03-01/21740-ИС было указано, что путевой лист должен оформляться в том числе организацией, эксплуатирующей транспортные средства, каждый раз до выезда транспортного средства в рейс с места его постоянной стоянки. И именно это правило закреплено поправками с 1 марта 2022 года.
По нашему мнению, исходя из новой редакции п. 10 Порядка в настоящее время путевой лист может выдаваться на срок более одного дня только в случаях, когда сама продолжительность рейса составляет более одного рабочего дня водителя. Если водитель в течение одного рабочего дня совершает один или несколько рейсов, то путевой лист надо оформлять на один день, до начала первой поездки, совершаемой в этот день.
К сожалению, официальных разъяснений по оформлению путевых листов с 01.03.2022 нетранспортными организациями мы не обнаружили.
Обратим внимание, что в письме Минфина России от 09.02.2022 N 03-03-06/1/7855 рекомендовано по вопросам о порядке заполнения путевых листов обращаться в Минтранс России.
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
С 01.03.2022 путевой лист может выдаваться на срок более одного дня только в случаях, когда сама продолжительность рейса составляет более одного рабочего дня водителя. Если водитель в течение одного рабочего дня совершает один или несколько рейсов, то путевой лист надо оформлять на один день, до начала первой поездки, совершаемой в этот день.
Путевой Лист На Месяц Правила Заполнения 2022 По Пунктам
1) тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства, а в случае если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом, кроме того — модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа;
С 01.01.2013 формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению в связи с вступлением в силу Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (Информация Минфина России № ПЗ-10/2012).
Можно ли оформлять путевой лист на неделю
Указание маршрута следования автомобиля не входит в перечень обязательных реквизитов путевого листа. Однако следует обратить внимание, что, по мнению контролирующих органов, отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля работниками организации в служебных целях.
Указание в путевом листе маршрута следования в составе обязательных реквизитов Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 не предусмотрено. Однако ИФНС при проверке требует, чтобы маршрут был обязательно указан. Она считает, что формулировка «по городу» без указания конкретных адресов не позволяет обосновать производственный характер поездки. И, как следствие, исключает сумму ГСМ по таким путевым листам из расходов.
- Отсутствовали точные сведения о маршруте передвижения автомобиля. Общие формулировки «по городу», «по городу и области» не раскрывали содержания хозяйственной информации.
- Не заполнены или заполнены некорректно такие обязательные реквизиты «путевки», как «движение горючего»: марка, литраж выданного ГСМ, остаток топлива при выезде и по возвращению, расход по норме, фактические показатели расхода.
- В отдельных «путевках» не заполнен реквизит «Работа водителя и автомобиля»: время отбытия из гаража и время возвращения в гараж.
Обязанность оформлять путевые листы на любой наземный транспорт, оказывающий населению услуги по перевозке пассажиров, багажа, грузов установлена «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» от 08.11.07. Позже Верховный суд РФ в своем Определении №302-КГ14-529 от 01.09.14 расширил перечень лиц, обязанных заполнять и вести учет путевых листов. Требованию об оформлении «путевок» должны следовать все коммерческие и некоммерческие юридические лица, выполняющие перевозки для нужд компании и своих сотрудников.
Путевой Лист На Месяц Правила Заполнения 2022 По Пунктам
15. Даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов.
По результатам прохождения предрейсового медицинского осмотра на путевом листе проставляется отметка «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен».
По результатам прохождения послерейсового медицинского осмотра проставляется отметка «прошел послерейсовый медицинский осмотр».
Путевой лист грузового автомобиля ИП в 2022 году не имеет унифицированной формы. Каждый предприниматель имеет право самостоятельно разрабатывать бланк документа. Перечень обязательных реквизитов приведен в Разделе № 1 Приказа Минтранса № 368. При их отсутствии путевой лист ИП грузового автомобиля недействителен и не может быть использован для подтверждения расходов.
Что касается медосмотров, сейчас как раз находится в финальной стадии проект с таким функционалом для Южно-Уральской Горнодобывающей компании (торговая марка AKKERMANN). Нашими силами настроен двухсторонний обмен данными с 1С:Управление производственным предприятием и интеграция с ЭСМО, который позволяет отслеживать актуальность пройденных водителями медосмотров на двух заводах, в Оренбурге и в Перми.
В программном обеспечении на платформе 1С по умолчанию заложена возможность формирования путевых листов по стандартам Минтранса. На текущий момент компанией АЙТОБ в каждом проекте реализуется функция автоматической выписки и заполнения путевых листов данными от ГЛОНАСС мониторинга (на базе 1С:TMS Логистика. Управление перевозками, 1С:Предприятие 8. Управление Автотранспортом, 1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП, 1С:Предприятие 8. Центр спутникового мониторинга ГЛОНАСС/GPS).
Бизнесменов штрафуют за поездки без путевых листов
Доказать, что водитель и автомобиль в порядке. Перед сменой штатный водитель обязан пройти медицинский осмотр, а автомобиль — техосмотр. Если в дороге что-то случится и люди или груз пострадают, это поможет доказать, что машина была исправной, а водитель — здоров. Если в путевом листе не будет этой информации, доказать свою правоту не удастся.
К аналогичным выводам приходят и суды. Пример — постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.02.2009 по делу № А56-10236/2007. В этом деле организация (банк) выдавала путевые листы водителям служебного автотранспорта не на один день, а на рабочую неделю, по окончании которой подводились итоги по километражу и записывались показания спидометра на конец последнего рабочего дня недели. Заполненный путевой лист передавался в бухгалтерию вместе с чеками автозаправочных станций, подтверждающими факт приобретения ГСМ.
В письме от 09.07.2022 № 16-15/116577@ московские налоговики указали, что организации, на которых Порядок не распространяется, могут использовать путевые листы в качестве одного из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов, закрепив это в учетной политике для целей налогообложения прибыли.
Возможно ли оформление путевых листов на месяц
Путевые листы при коммерческих перевозках больше нельзя выписывать на несколько дней. По новым правилам их нужно будет оформлять: перед каждым рейсом – если рейс длиннее рабочей смены или рабочего дня; перед началом первого рейса – если рейс короче смены или дня и в течение дня у водителя один или несколько рейсов. Ранее путевой лист можно выписывать на любой срок, который не превышает месяц. Поправки исключат такую возможность. Если вы ранее выписывали путевой лист на несколько дней в пределах одного месяца, внесите изменения в форму бланка.
Определение Верховного Суда РФ от 01.09.2014 N 302-КГ14-529 по делу N А33-12312/2013: «Осуществление юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями перевозок для собственных нужд не исключает обязанность по соблюдению правил обеспечения безопасности перевозок автомобильным транспортом».
То есть, исходя из позиции судов, оформление путевого листа обязательно даже в тех организациях, которые используют только легковой автомобильный транспорт и только для собственных нужд.
